Hieronder in grote lijnen het advies van de commissie aan ons als bestuur.

Het advies van de commissie

Wij zien het jaar 2019 een overgangsjaar, waarin een overgangsbestuur de lijnen uitzet om te komen tot een Trefpunt dat wat betreft de functie voor het dorp, organisatie, bemensing en financiën toekomstbestendig is. Het overgangsbestuur hoopt haar taken na een periode van een half jaar of een jaar (of zolang als nodig is) over te dragen aan een nieuw bestuur.

Bestuur

Wij adviseren een bestuur van totaal vijf personen uit Thesinge, elk verantwoordelijk voor een eigen portefeuille. Om duidelijkheid te creëren over taken en verantwoordelijkheden koppelen wij in ons voorstel het beheer los van het bestuur. Kortom het bestuur bestuurt en stuurt de beheerder aan. Een bestuur organiseert geen activiteiten, maar is voorwaardenscheppend.

Wij adviseren om de volgende portefeuilles in het leven te roepen.

• Financiën
• Vrijwilligersbeleid
• PR en communicatie
• Visie en beleid
• MIOP: Meerjaren investerings- en onderhoudsplan

Financiën
Volgens ons zal er een financieel beleidsplan gemaakt moeten worden voor de komende vijf jaar. Een plan waarin de visie één van de pijlers zal moeten zijn. Vanzelfsprekend zijn ook de kosten mede leidend voor het invullen van de visie.

Visie
Er zal een visie ontwikkeld moeten worden als basis voor de toekomst van Trefpunt. De visie zal moeten aangeven wat de doelstelling van het dorpshuis is. Zie je Trefpunt als huiskamer voor het dorp, of is de doelstelling geld verdienen?

Beleid
Voor een deel wordt het beleid bepaald door de geformuleerde visie. Ook interne en externe factoren spelen een rol in het te beschrijven beleid. Doelstelling van het beschrijven van het beleid is zoveel mogelijk duidelijkheid creëren, voor alle partijen: gasten, vrijwilligers en bestuur. Er zijn een groot aantal zaken waarover duidelijkheid zou moet komen, zodat voor iedereen duidelijk is wat de verschillende afspraken zijn, inzake gebruik/beheer Trefpunt.

PR en communicatie.
De commissie vindt dat de vrijwilligers en dorpsgenoten structureel op de hoogte moeten worden gehouden over de gang van zaken rond Trefpunt. Ook externe PR voor gebruik Trefpunt is wellicht van belang, afhankelijk van het te kiezen beleid. Behalve nieuwsfeiten moeten ook tarieven, voorwaarden en huisregels openbaar beschikbaar zijn via het internet of op papier.

Vrijwilligersbeleid
Vrijwilligers zijn van onmisbaar belang voor Trefpunt. Een helder beleid over zaken als werktijden, taken, inroostering, ondersteunende huisregels, communicatie en eventuele beloning en privileges zal niet alleen het werkplezier van de vrijwilligers vergroten, maar ook het aantal vrijwilligers doen toenemen.

MIOP
Om verantwoord beleid te kunnen maken is het van belang ook een technische inventarisatie te maken en alle roerende goederen te inventariseren, vervangingstermijnen te bepalen en dit financieel te vertalen. Op basis van deze inventarisatie kan een meerjaren Investerings- en onderhoudsplan (MIOP) worden gemaakt, die als basis voor het meerjaren financieel beleid kan dienen. De MIOP kan ook het uitgangspunt zijn voor een burendag of NL doet. Samen klussen bindt en verbindt en verlaagt bovendien de kosten.

Conclusie
De kern van ons advies is duidelijkheid en openheid, om zo de vrijwilligers en dorpsgenoten mede deelgenoot te maken van het wel en wee van ons dorpshuis. Het gevoel van 'samen verantwoordelijk' kun je hiermee opbouwen. Deze transparantie vergroot de betrokkenheid bij het dorpshuis.

In dit advies hebben wij de rol van de beheerder bewust buiten beschouwing gelaten. Wij vinden dat het wie, wat, hoe en waarom van een beheerder deel uitmaakt van het beleid en daardoor een taak is voor het nieuwe vijfkoppige bestuur.

Wij beseffen dat de totale uitvoering van ons advies erg ambitieus is en dat realisatie en invullng van het beleid misschien wel een jaar zal kosten.

Accordering door het dorp van de nieuwe organisatie, zal het nieuwe bestuur draagkracht geven om met dit traject aan de slag te gaan. Iedereen moet beseffen dat 2019 een overgangsjaar wordt, waarin flexibiliteit en verdraagzaamheid van belang zullen zijn.

Mocht het bestuur (delen van) deze notitie overnemen, adviseren wij met de uitgangspunten van het advies in de hand nieuwe bestuursleden te werven. Voor deze potentiele bestuursleden is dan de stip op de horizon èn de te bewandelen weg bekend.

Tot zover het advies en opmerkingen van de commissie. Een hele opsomming die wel erg ambitieus is, maar noodzakelijk om de vrijkomende plekken in het bestuur en vooral in het beheer op te vullen. Dank aan de commissie, die bestond uit Rudy Noordenbos, Remco de Raad, Saskia Vaatstra, Annelies Hofstede, Piet van der Heide en Peter Heidema